A pasta de gestão

08/12/2011

Escolhi propositalmente o tema PASTA DE GESTÃO para o simbólico artigo número 400 devido à sua importância. É INEXPLICÁVEL que gestores em qualquer nível não a tenham. O legado de um gestor é o processo e o seu controle se materializa pela PASTA.

O legado de um gestor é o processo. Esta frase somente é entendida por uma seleta minoria de gestores no mundo. Legado? Processo? Como assim? Vamos imaginar, para explicar didaticamente este ponto tão importante, que você seja o gestor de produção de uma indústria. Você então é promovido para diretor de produção de todo o grupo. Vamos assumir que a empresa onde você trabalha tem 6 plantas espalhadas pelo Brasil. Então, você é um gestor que vai abandonar seu cargo e passá-lo para outro gestor. Como é esta transição na maioria das organizações? Beirando o ridículo, eu diria. Por vezes, gestor antigo e gestor novo mal se falam. Às vezes, nem se falam. Quando a saída do gestor antigo não é por promoção, mas por demissão pela empresa ou pedido de demissão do funcionário, então mais ainda não existe qualquer contato entre o antigo e o novo profissional. Não preciso explicar o equívoco e o desperdício decorrentes desta forma pobre de transição. Sendo assim, o legado é o que e como o gestor antigo entrega seu posto para o gestor novo. Você, gestor antigo, precisa entregar algo para seu sucessor e da forma mais profissional possível.
Entregar o que? Qual é o legado? Entregue o PROCESSO. O legado do gestor é o processo. Mas o que é o processo, como entregá-lo, como materializar esta entrega?
Imaginemos mais um pouco a transição. Você começa, então, a primeira reunião de transição com o novo gestor. Você o cumprimenta e entrega para ele uma pasta. Sim, uma pasta grande, volumosa, com capa dura e com o logo da empresa na capa. Ele abre e lê o que? Ele deve ler a seguinte lista:
1. O organograma da área, com o nome e o cargo de todos os integrantes.
2. A lista e o fluxograma (mapa) de todos os processos.
3. A Tabela com os indicadores desempenho da área, com dados históricos mensais e metas.
4. A lista de todas as instruções de trabalho da área.
5. A lista de todos os outros documentos da área, como manuais, especificações de materiais, especificações de produtos, desenhos técnicos, legislação e outros utilizados na rotina.
6. Manuais de treinamento.
7. Lista de todos os registros (formulários, planilhas etc.).
8. Descrição de cargos da área.
9. Descrição de todos os perfis.
10. Dimensionamento do quadro de lotação da área, com memória de cálculo.
11. Diretrizes recebidas da diretoria e oriundas do planejamento estratégico.
12. Planos de ação em andamento, com 5 W – 2 H e cronogramas atualizados.
13. Lista de ocorrências da área.
14. Lista de não-conformidades abertas.
15. Resultados das auditorias internas feitas na área.
16. Calendário das reuniões gerenciais.
17. Pauta e ata das últimas reuniões gerenciais.
18. Relatórios de não conformidades.
19. Avaliações de desempenho de cada funcionário (o novo gestor começa a conhecer sua equipe).
20. Controle do orçamento, centros de custo, contas.
21. Metas do plano de bônus.

Ufa! Quanto documento, quanta burocracia, alguns neófitos dirão. Engano total! É UMA VERGONHA, É INCOMPREENSÍVEL, É UM ABSURDO, que um gestor, em qualquer nível, não tenha esta pasta organizada para gerir sua área e fazer eventualmente uma transição decente para seu sucessor.

Um fato: você, como gestor, não precisa de um investimento vultoso nem de autorização do seu chefe para criar esta pasta. Ao contrário, se você criá-la por iniciativa própria, você será “um em um milhão”!
Não há desculpa para você não fazer. Tempo? É desculpa. Não sabe? Pergunte, corra atrás, contrate um consultor, estude, leia. Você atende pelo nome de “gestor”, não é mesmo? Então, faz parte da sua função gerir e não simplesmente ser mais um. Crie esta PASTA, pelo amor de Deus.
Imagine uma transição com a PASTA. Você explica folha por folha para seu sucessor e deixa o legado da continuidade para a empresa. O legado de um gestor é o processo, isto é, a garantia da continuidade dos bons resultados de sua área e a garantia para seus chefes que todos os investimentos feitos em você não serão desperdiçados com a sua saída. Ah, existe um nome bonito para tudo isto: knowledge management ou gerenciamento do conhecimento, a organização que aprende ou outros modismos.
Apenas faça!