As dolorosas implantações de sistemas

07/05/2012

As dolorosas implantações de sistemas
Implantações de “SAPS da vida” bagunçam a vida de todo mundo. Atrasos, custos exorbitantes e usuários desesperados, sem dados para faturar ou para simplesmente pagar os fornecedores, é o rastro típco das implantações que deixam muitos executivos de “cabelos em pé” diariamente. Projetos caracterizados pela dor do desperdício e do atraso. Como evitar tal situação, como sentir menos dor? A solução é simples, mas com difícil abordagem. Veja por que!

Uma das raras unanimidades nas organizações: as dolorosas implantações de sistemas ERP ou siglas equivalentes. Na realidade, este tipo de software é um sistema automatizado de informações que abrange pessoas, máquinas e métodos organizados para coletar, recuperar, processar, armazenar e distribuir informações com a finalidade de facilitar parte do planejamento, controle, análise e processo decisório nas empresas.

Todo sistema que manipula dados e gera informação, usando ou não recursos de tecnologia da informação, pode ser genericamente considerado como um sistema de informação. Resumindo a ópera, um sistema ERP, como o SAP ou o Proteus, é um conjunto de procedimentos e de dados. Estes vêm dos registros e os procedimentos vêm dos processos. É incorreto afirmar-se que um sistema ERP (ou qualquer outro) representa os processos de uma empresa, porque o conceito de processo é muito mais abrangente, envolvendo pessoas, perfis e treinamento, o que não está concretamente incluído nos sistemas automatizados. Eles são apenas uma parte dos processos. E que parte! Se eles pifarem, a companhia pode parar de faturar ou de pagar suas contas, só para citar dois exemplos contundentes do impacto destes softwares na rotina.

Por que, então, a dor? Cronogramas atrasados, custos muito altos e muita energia desperdiçada, este é o rastro das implantações dos sistemas. A causa de tanta dor é simples, embora de difícil abordagem: os usuários deveriam ter seus processos manuais ou semiautomatizados (Excel, por exemplo) já mapeados, padronizados, executados disciplinadamente por pessoas treinadas, falhas anotadas e SOMENTE ENTÃO iniciar a implantação de um SAP da vida. O que acontece em 100% dos casos é exatamente o contrário e caracteriza a “receita da tragédia”: misture um usuário sem o processo padronizado e, não raro, sem conhecimento e treinamento suficientes para as tarefas que ele desempenha com um analista do fornecedor de ERP bem articulado, às vezes arrogante, que não conhece sua empresa e que acha que conhece, e que pensa que o mundo dos bytes resolve tudo (para quem só conhece o martelo, tudo passa a ter cara de prego) e você terá a receita perfeita de uma grande porcaria. É a “receita da merda” (perdoem-se os mais puritanos pelo palavrão, mas julguei-o absolutamente esclarecedor neste momento). Tudo o que deve ser feito em uma empresa precisa ser bem feito. Portanto, deixe o analista “nerd” de TI para um pouquinho depois e antes padronize seus processos e assegure-se do conhecimento dos usuários-chave de cada área. Quem seguiu este conselho, sentiu menos dor nas implantações.