Evite tecnologia em demasia e priorize

26/12/2011

Evite tecnologia em demasia, seja no que for. Normalmente, não precisamos de ferramentas muito complicadas para projetos, para priorizar, para planejar. Utilize tecnologia simples para priorizar seus projetos de melhoria e toque apenas dois ou três simultaneamente. Ser simples e priorizar, eis dois conceitos básicos para que um gestor tenha uma vida mais eficaz e produtiva.

Vamos começar a reflexão do SIMPLES x COMPLEXO por uma situação real e comum nas empresas: um gestor faz uma reunião para melhorar sua área, ouve idéias de sua equipe e ouve também reclamações e demandas das outras áreas (clientes internos). O resultado é uma longa lista de pendências. A maioria delas exigirá várias horas de projeto, integração com outros departamentos (TI, RH, manutenção etc.), testes, treinamento e, finalmente, implantação. Tudo isto exige gerenciamento, exige follow-up. O gestor também poderá enfrentar falta de recursos, resistências e outras questões típicas de um projeto. Isto tudo concorre com as horas que o próprio gestor sempre deve dedicar à rotina de sua área a qual tem prioridade sobre os projetos.
A consequência normalmente é indesejável: o gestor perde-se no meio de tantos projetos e tanta rotina. Projetos atrasam, são mal feitos e a falta de credibilidade mancha a reputação do gerente. Ele passa a ser visto como ineficiente. Trabalha muito e entrega muito pouco!
A solução para este caso complicado pode ser muito simples: o gestor deve utilizar uma ferramenta de priorização e apenas tocar os dois ou três projetos mais importantes na relação custo x benefício, deixando os outros setenta e poucos na espera. Quando utilizo estes números como exemplo não estou brincando, não. Vejo com freqüência gestores com listas de dezenas de pendências. Ninguém gerencia isto e é fundamental priorizar. Afinal de contas, parece que todos entendemos o princípio de Pareto, que justamente apela para o foco do 80 x 20.
Ok, vamos então priorizar. “qual ferramenta utilizo, Mubarack?”, é questão que meus clientes formulam. A resposta é: existem várias ferramentas, como matriz de ESFORÇO x IMPACTO, cálculo do retorno sobre o investimento, matriz de COSO (risco, probabilidade e impacto), FMEA etc. Todas são muito semelhantes, pois têm como fundamento o custo x benefício, mas utilize a MAIS SIMPLES E QUE VAI RESOLVER SEU PROBLEMA DE PRIORIZAÇÃO. Evite muita numerologia, planilhas malucas em Excel ou fórmulas muito complicadas. Evite tecnologia em excesso. Eu não disse para não usar tecnologia, eu disse apenas para utilizar a tecnologia mais simples e que vai resolver suas questões. Por exemplo, se você avaliar que uma simples discussão entre sua equipe basta para escolher os três projetos mais importantes entre oitenta, não utilize qualquer matriz ou outra tecnologia mais sofisticada. Devemos manter a simplicidade, sem abrir mão, obviamente, da qualidade. Se você acha que apenas as discussões não resolvem, parta para a medição simples do custo x benefício de cada ação. Faça estimativas. Não se enrole em milhares de números. Você se surpreenderá com o resultado, porque verá que em mais do que 95 % dos casos, maneiras muito simples de priorização resolvem.

Este texto, portanto, guarda dois conceitos muito importantes:
1. Nunca toque muitos projetos simultaneamente. Dois ou três é mais do que suficiente.
2. Utilize sempre a ferramenta mais simples. Evite tecnologia em demasia.