O poder do check list

13/01/2012

A tarefa de padronizar uma empresa e obter resultados financeiros com a redução do desperdício pode ser extremamente prazerosa. Utilizar listas para evitar esquecimentos é o mais eficaz padrão no campo de execução. O procedimento torna-se algo formal e simples, com extrema utilização.

Padronização parece ser um assunto razoavelmente difícil para a maioria das empresas. A bibliografia internacional sobre o tema é pobre se comparada com outras questões da gestão e a matéria lembra burocracia. Brasileiros são indisciplinados e têm pouco gosto pela reflexão. Não apreciamos detalhes e nunca ganhamos nenhum prêmio por nossa dedicação à educação e ao treinamento, frutos da padronização. Todos estes ingredientes somados geram um resultado final de alto custo: erros e mais erros, retrabalhos e muito desperdício.

Tenho repetidamente obtido sucesso nos meus clientes com a padronização. A receita é simples para vencer o ambiente resistente ao estabelecimento de procedimentos escritos: explicar para minhas empresas que o melhor tipo de padrão que existe é o check list. Nada de campos como objetivo, referências, escopo, glossário, abreviaturas e outras informações muito importantes para um momento de treinamento, mas inúteis no ambiente de execução. Padrão não foi feito para curar ignorância ou suprir desconhecimento. Padrão foi feito para eliminar os esquecimentos e o check list é a ferramenta ideal. Simples e conhecido até pela vovó que vai ao supermercado fazer as compras levando a famosa listinha de mantimentos, o check list tem utilidade fantástica e aceitação universal. Quem já não fez uma lista para não esquecer de algo? É lógico que antes do check list, o treinamento é obrigatório e os materiais utilizados no treinamento também são padrões, mas de natureza diferente dos check lists. Portanto, há padrões para treinamento e padrões para execução e quem não os separa cria um péssimo e subutilizado sistema de padronização.

Falando especificamente dos check lists, o seu cumprimento salva vidas e salva dinheiro. Nos USA, um médico, diretor de um hospital, obteve resultados excelentes na redução de mortes por infecção hospitalar, internações em unidades de tratamento intensivo pelo mesmo motivo e diminuição de custos apenas obrigando seus médicos e enfermeiros a seguirem disciplinadamente check lists de higiene e assepsia nos procedimentos com os pacientes. O check list permitiu clareza nas instruções dadas e também possibilitou a auditoria da disciplina no cumprimento dos padrões. O aumento do formalismo, porém com simplicidade, é um exemplo clássico do poder do check list.

Quando começo o trabalho nos meus clientes, não pergunto sobre o que temos para padronizar. Pergunto onde listinhas (ou check lists) podem nos ajudar a reduzir todo o tipo de desperdício. A resposta é rápida e eficaz. As pessoas passam a encarar a padronização como algo prazeroso e colorido, e não como uma tarefa enfadonha, que engessa e torna suas atividades diárias mais cinzentas. Experimente o check list sem moderação, não há contra indicações.