Perigo: a escolha de um software de gestão

27/06/2011

Escoher um software integrado de gestão para uma empresa sempre é um projeto arriscado e frequentemente malsucedido. Relatos sobre frustrações, problemas não resolvidos, falhas e muito dinheiro e tempo perdidos são comuns nas organizações. Apesar desta dificuldade, algumas providências trabalhosas mas simples podem evitar muitas dores de cabeça. Leia três orientações que poderão economizar muito dinheiro para sua empresa.

Um leitor fez a seguinte pergunta: “Mubarack, trabalho em uma empresa que fatura cerca de 400 milhões de reais por ano e que está pensando em comprar um software de gestão, tipo SAP ou equivalente. Temos um aplicativo desenvolvido internamente e que tem algumas deficiências, embora atenda boa parte das nossas atuais necessidades. Sou o líder da equipe responsável por escolher o novo software e tenho muito medo de errar, ainda mais que tenho visitado outras empresas e, na maioria delas, ouvido casos terríveis sobre implantações malsucedidas. Qual é sua opinião sobre estes softwares, recomenda algum deles em especial? E por que tantos dissabores e frustrações nas implementações? Como evitar fracassos, mesmo que parciais, visto que há muito dinheiro envolvido neste projeto?”.
A pergunta deste leitor é ótima porque trata de um projeto caro, arriscado, que influi em todos os processos de uma empresa e no qual todas estarão envolvidas em algum momento de suas vidas. A resposta, apesar de sua importância, é bem simples.

Caro leitor, trate este projeto seguindo rigorosamente todas as etapas de um processo correto de GESTÃO DE PROJETOS. Lembre-se que implantar um novo software é uma solução e que, antes dela, vêm os problemas e suas causas. Lembre-se que antes de definir claramente quais são suas necessidades e quais são as deficiências do aplicativo atual (você cita que este aplicativo apresenta algumas deficiências) você não estará apto para decidir nada. Portanto, minha primeira orientação:

CONCENTRE-SE NO PROBLEMA E NÃO NO FUTURO SOFTWARE. PENSE APENAS NO PROBLEMA, ISTO É, O QUE VOCÊ DESEJA RESOLVER.

Lembre-se que para definir claramente o problema (e posteriormente o futuro software), você deve mapear todos os processos da sua empresa e padronizá-los do jeito que estão funcionando atualmente. Um segredo: quase ninguém faz isto, porque dá trabalho e por total ignorância. As pessoas apenas identificam de forma confusa que têm problemas e que eles precisam ser solucionados “para ontem”. Atiram-se atrás de um software à espera de um milagre e o resultado você mesmo está comprovando nas organizações que visitou: implantações sofridas e desastrosas, com perdas significativas de dinheiro e de tempo. Há três anos, o diretor de uma companhia me disse que era impossível esperar e que “mapear do jeito que está hoje é inconcebível” (“vamos padronizar o erro”, ele argumentou) e foi às compras, atrás do seu milagre. Hoje, decorridos três anos, ele e sua empresa continuam com os mesmos problemas, agravados pelo tempo perdido, gastaram muita energia e não resolveram quase nada. Ou seja, nenhuma novidade em relação às implantações desastrosas que você mesmo citou em sua pergunta. O que muitos gestores não entendem é que o software veio para automatizar o que já está funcionando e que se você colocar cocô para dentro de um software, somente sairá cocô em alta velocidade, nada mais do que isto. Por isto, segue minha segunda orientação:

Após definir claramente seu problema, mapeie e padronize todos os seus processos da forma que hoje eles funcionam. Experimente trabalhar de forma padronizada, mesmo com as deficiências atuais. Estabelecerá, desta forma, uma referência documentada e padronizada para seu trabalho. Após alguns poucos meses, analise com sua equipe as causas dos problemas, checando tarefa por tarefa dos seus mapas, atividade por atividade e perguntando se a causa está vinculada à má qualidade do padrão, à falta de treinamento da sua equipe, à falta de outras tecnologias, à falta de perfil do seu pessoal, ou seja, à causas que jamais seriam solucionadas por um software, por mais completo e poderoso que seja. Liste estas causas e estabeleça para cada uma delas um PLANO DE AÇÃO.

Execute disciplinadamente este plano de ação. Revise os mapas de processo e os padrões que necessitar. Ao final desta etapa, você terá processos mais “redondos”, gente mais treinada e mais consciente do que pode e do que não pode fazer sem software. Agora, sim, sua empresa está preparada para escolher um software que melhore produtividade, velocidade e que faça as amarrações que manualmente são complicadas para fazer. Agora, você tem, inclusive, dados mais fidedignos para colocar no seu futuro software (lembre-se da história do cocô!).
Se proceder desta forma, você evitará a maior parte das dores de cabeça que empresas sem padronização mínima do trabalho, sem conhecimento pleno de seus problemas e à espera de um milagre enfrentam quando vão ao mercado escolher um produto que as acompanhará durante muitos anos e que poderá deixar sem solução boa parte dos problemas que a empresa desejava resolver.
Obviamente, não recomendo qualquer software em especial. Há muitos programas bons no mercado, mas atenção para minha terceira e última orientação:


Tenha plena consciência de que você vai “casar” com seu fornecedor. É importante que você verifique, além da parte técnica, qual é a estrutura administrativa e o caráter dos acionistas do seu fornecedor. Muitas empresas de TI mantêm seus clientes como reféns após a compra. Fazem atualizações à revelia dos seus clientes e descontinuam manutenção, obrigando as organizações a gastos compulsórios e que quase nada agregam de valor. Considere a possibilidade de desenvolver internamente seu aplicativo, jamais descarte esta opção. Se você tiver um gestor de TI honesto e competente, talvez você não precise ficar refém de algum fornecedor inescrupuloso. Se comprar, além dos cuidados acima descritos, faça um contrato bem cuidadoso com a ajuda de um excelente advogado e desenvolva um plano B, caso seu fornecedor cometa falhas. Já vi empresas pararem de faturar por falha de seu sistema e de seu fornecedor de software!

Quem seguir estas três orientações evitará pelo menos 90 % dos problemas que você citou em sua excelente pergunta.