Treinamento – você sabe o que é isto?

15/07/2011

Você tem um plano de treinamento? Como você avalia a eficácia dos treinamentos em sua empresa? O que é uma análise correta das necessidades de treinamento? Estas e outras perguntas ficam sem resposta clara e adequada na maioria das organizações. Quem sofre é o caixa da empresa, porque o custo da ignorância é muito alto.

1. Avaliar necessidades: as cinco fontes geradoras de treinamento.
2. Avaliar a eficácia.
3. Cruzar treinamento x RNCS.
4. Avaliar o conteúdo de quem vai ser contratado para ministrar cursos, customizar para a demanda e gerar Manual de Treinamento a partir de qualquer treinamento.
5. Atualizar perfis.

Não entendeu nada? Não se preocupe, a maioria das empresas também não entende, inclusive as grandes e bem estruturadas, com áreas enormes de RH. O treinamento ainda é um ilustre desconhecido. Mas vamos para as explicações:

1. Avaliar as necessidades: as cinco fontes geradoras de treinamento.
Quando um treinamento é solicitado, ele somente pode ter sido gerado por uma destas cinco fontes:

1º) Treinamento de rotina;
2º) Treinamento de integração;
3º) Treinamento oriundo de relatórios de não conformidade;
4º) Treinamento proveniente de planos de ação definidos no planejamento estratégico;
5º) Treinamento oriundo de PDI – plano de desenvolvimento individual – originado de avaliações de desempenho (adequação ao perfil ou desempenho insuficiente).

Se o treinamento não tem qualquer uma destas fontes como seu originador, então não deve haver treinamento. Exemplo: o presidente de uma empresa perguntou-me se eu achava necessário curso de inglês para sua secretária. Respondi:
“Eu não acho nada. Deixe-me ver o que está escrito no perfil do cargo dela e também preciso ver suas instruções de trabalho e as tarefas que ela realiza. Se ela faz atividades que necessitem do idioma inglês e sua avaliação de desempenho mostra que ela tem domínio insuficiente da língua, então é necessário o treinamento, do contrário, não. Não sou eu quem acha ou deixa de achar, são os padrões da empresa que devem dar a resposta.”. Obviamente, para que ele respondesse adequadamente, precisaria ter mapas de processo, instruções de trabalho, descrição de cargo e de perfis e avaliações de desempenho funcionando bem. A questão é que a maioria das organizações não têm estes mecanismos funcionando. Aprovar um treinamento, sem estes instrumentos, transforma-se em uma aventura!

2. Avaliar a eficácia.
Todo treinamento envolve recursos como tempo e/ou dinheiro. É, portanto, um investimento e precisa ter seu retorno avaliado. Se a necessidade não estiver claramente definida com base nas cinco fontes geradoras de treinamento citadas no item 1, evidentemente avaliar a eficácia é um fantasma. Exemplo: o diretor comercial de um cliente em Santa Catarina aprovou treinamento em S. Paulo para três gerentes de vendas. O treinamento seria em marketing e business plan (planos de negócio). Quando questionado por RH como a eficácia deste treinamento seria medida (a conta total seria de mais de vinte mil reais), o diretor comercial não sabia dizer nada, a não ser que esperava que eles voltassem mais entusiasmados e que soubessem fazer um plano de negócios. Quando novamente questionado sobre se o conteúdo programático do curso destinava carga horária adequada para o aprendizado de como se elabora um plano de negócios, não soube responder. O treinamento foi cancelado e ficou uma lição: com o dinheiro dos outros é fácil ser irresponsável.

3. Cruzar treinamento x RNC (relatórios de não conformidade) Muitos treinamentos são necessários para eliminar falhas. Porém, muitas empresas ignoram qualquer método para identificar, relatar, analisar as causas e elaborar planos de ação (que podem, então, incluir um treinamento) para reduzir falhas. Em algumas organizações, parece que o treinamento é totalmente descolado das falhas. Para que serve, então?

4. Avaliar o conteúdo de quem vai ser contratado para ministrar cursos, customizar para a demanda e gerar Manual de Treinamento a partir de qualquer treinamento. Todo treinamento deve gerar um manual de treinamento padronizado para que seja continuamente replicado no futuro. Vejo muitas empresas onde alguém ministra um curso, mas o material utilizado não se transforma em treinamento padronizado na organização (manual de treinamento). Outro ponto: alguém da empresa analisa com profundidade o material de treinamento quando contrata um instrutor externo? Este material está customizado para a demanda da empresa? Exemplo: fui contratado para orientar o planejamento estratégico de uma organização. Durante os debates sobre pontos fracos, o presidente afirmou que eles tinham graves problemas na previsão de vendas. O gerente comercial e o gerente de RH argumentaram que todos os gestores de vendas estavam recebendo um treinamento longo (cerca de 6 meses, uma semana por mês) sobre gestão comercial. Questionei se o conteúdo programático acertado com a empresa contratada para ministrar o treinamento contemplava previsão de vendas. Ninguém soube responder com clareza. Quando verificamos com detalhes, o item “previsão de vendas” seria visto apenas de forma superficial durante 30 minutos!

5. Atualizar perfis. Se a empresa descobre que um treinamento é necessário e o ministra com sucesso para um grupo de funcionários, ela deve pensar sobre como serão treinados futuros empregados que trabalharão nas mesmas funções dos que foram treinados agora. Óbvio, não é mesmo? Pois, para meu espanto, a maioria das empresas simplesmente esquece-se deste detalhe. Exemplo: um grupo de supervisores de produção recebe um treinamento em liderança, considerado por todos como eficaz. Após a conclusão do treinamento, o que deve acontecer? O perfil do cargo supervisor de produção deve ser atualizado com este treinamento para que os futuros ocupantes do cargo também recebam o mesmo conteúdo.

Sempre alerto para as áreas de RH e para os responsáveis por treinamento que eles não são mordomos, ou seja, que não basta preparar o coffee-break, a sala, o projetor, os slides e as apostilas. Eles precisam analisar a necessidade do treinamento, a avaliação da eficácia, o custo x benefício e, em caso de sucesso, como este treinamento e este conteúdo serão incorporados à rotina da empresa.

O último ponto: 99 em cada 100 empresas NÃO TÊM UM MÍSERO PLANO DE TREINAMENTO. Se não acreditar, vá agora à área de RH da sua empresa e peça para ver o plano de treinamento, elaborado de forma criteriosa com base nas cinco fontes geradoras de demanda de treinamento citadas anteriormente. Você não vai encontrar. Quem sofre? O caixa da sua empresa, porque o custo da ignorância é muito alto.