As enormes perdas no processo de compras

25/01/2010

Muita gente sem a técnica necessária comprando, métodos de cinqüenta anos atrás e áreas extremamente enxutas fazem do processo de compras uma atividade crítica e com muitas perdas.

“Eu não acredito que a empresa, durante tanto tempo, pagou este valor absurdo por uma porcaria destas”. Frase de competente profissional que começou a analisar as compras e os contratos de prestadores de serviços. Compradores que simplesmente compram e não orçam nem negociam. Orçamentos que baixaram de 24 mil para cinco mil com a mesma qualidade e especificação. Gerentes de compras que não sabem falar inglês e precisam negociar matéria-prima com fornecedores do mundo inteiro, não buscando outras alternativas pela deficiência no idioma e preferindo comprar de fornecedores que estão na esquina pelo dobro do preço. Tudo isto e mais um pouco eu já vi em diversos processos de compras. Prefiro usar o termo “processo” ao invés de “área” porque compras não cabe normalmente apenas em uma caixa do organograma. Várias áreas das empresas compram e frequentemente compram muito mal. Como grande parcela do dinheiro de qualquer empresa sai pelo processo de compras, é óbvia importância da análise deste processo.

Muitos executivos orgulham-se de ter uma área de compras extremamente “enxuta”. Quando compras está extremamente enxuta, há desgaste com outros setores que reclamam do mau atendimento. O resultado é previsível: áreas acabam comprando e compras trabalha apenas para regularizar a aquisição no sistema, não há tempo para desenvolver fornecedores e o caixa sangra.

Compras de serviços especializados em TI, Marketing, RH e Projetos de Engenharia estão ainda mais sujeitas ao desperdício. Sempre que auditei as compras em qualquer empresa, encontrei enormes oportunidades de redução de gastos.

Quem ou o que é responsável por estas perdas? Evidentemente, os principais gestores das empresas que não investem pesadamente em estrutura para a área de compras. E que também são incapazes de organizar o processo de compras, centralizando-o e padronizando-o o máximo possível. Contratar terceiros para determinadas compras muitas vezes é também uma boa solução, alternativa que sequer passa pela cabeça de muitos gestores. Algumas companhias fazem suas compras da mesma forma que faziam há 40 anos, ignorando o enorme desperdício de dinheiro e de tempo que continuam suportando de forma quase ignorada.

Alguns me perguntam sobre indicadores para este processo. Existem os mais comuns (redução de preços, inflação interna da empresa) e outros desconhecidos pela maioria, como redução de custos pelo desenvolvimento de novos fornecedores. A maioria das áreas de compras nem indicadores possui!

Outra questão bastante negligenciada: revisão constante de contratos. Às vezes, as organizações fazem esforços enormes para reduzir custos nas compras técnicas, mas desperdiçam grandes quantias com prestadores de serviços. Planos de saúde, advogados, agências de publicidade, serviços de TI, RH e de infra-estrutura devem ser os principais alvos.

Empresas esmagam transportadores, contratando serviços ruins e que geram muitos problemas com avarias e atrasos, mas esquecem dos prestadores de serviço citados no parágrafo anterior.

Prestar constante atenção no processo de compras e melhorá-lo continuamente é responsabilidade inquestionável e indelegável de qualquer administrador.

Paulo Ricardo Mubarack

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