O custo de errar

07/07/2008

Refugos, máquinas paradas, clientes perdidos, estoques obsoletos, horas extras, inadimplência e muitos outros gastos poderiam ser evitados se as empresas pelo menos conhecessem suas origens e o seu montante. Normalmente estes custos estão misturados com despesas normais e permanecem ocultos aos olhos dos administradores. É a garantia da sua continuidade e do sangramento das organizações.

Os programas de Gestão foram bastante popularizados a partir do pós-guerra, em 1945. Os principais "gurus" que levaram este conhecimento para o mundo foram Deming, Juran, Feingenbaum e Philip Crosby. Este último, falecido em 2001, criou um método chamado PNC - o Preço do Não Cumprimento. Crosby afirmava que as indústrias desperdiçavam o equivalente a 25 % de sua receita bruta em:


1. REFUGOS.

2. SUCATA.

3. MÁQUINAS PARADAS.

4. CAPACIDADE OCIOSA.

5. GASTOS COM SERVIÇOS NÃO PLANEJADOS.

6. MANUTENÇÃO CORRETIVA.

7. ATRASOS.

8. HORAS EXTRAS.

9. ATENDIMENTO DE RECLAMAÇÕES.

10. TROCAS.

11. DEVOLUÇÕES.

12. ESTOQUES OBSOLETOS.

13. EXCESSO DE BUROCRACIA.

14. CONCILIAÇÕES DESNECESSÁRIAS.

15. DUPLICAÇÃO DE ESFORÇOS.

16. CUSTO DE CAUSAS TRABALHISTAS.

17. CUSTO DE ACIDENTES.

18. VENDAS PERDIDAS.

19. CLIENTES PERDIDOS.

20. EXCESSO DE ESTOQUE.

21. DEFEITOS.

22. PRODUÇÃO EXAGERADA.

23. EXCESSO DE MOVIMENTO.

24. EXCESSO DE REUNIÕES.

25. EXCESSO DE FUNCIONÁRIOS.

26. EXCESSO DE INSPEÇÕES.

27. GASTOS COM GARANTIA DE PRODUTOS.

28. CONCESSÕES DE PREÇO - DESCONTOS.

29. INADIMPLÊNCIA.

30. MULTAS.

31. CONTRATOS SEM GESTÃO.


Se esta regra valesse para uma empresa que fatura 100 milhões por ano, por exemplo, estaríamos falando de cerca de 25 milhões de desperdício anual. Mas consideremos que há um exagero e que o valor correto deste desperdício é 1/5 deste montante. Ainda assim, estaríamos falando de muito dinheiro para este porte de empresa (cerca de 5 milhões por ano).

Precisamos entender que este custo é O CUSTO DE ERRAR. Não é o custo normal, próprio da operação da empresa. É o custo que poderia ser evitado.

Há cinco técnicas para calcular O CUSTO DE ERRAR:


1.Análise contábil – verificar na contabilidade todas as despesas relacionadas com os 31 itens da página anterior. Checar cada centro de custo, conta por conta, despesa por despesa, nota por nota. Sempre aparecem muitas surpresas desagradáveis quando uma empresa faz esta tarefa.

2.Pessoal – calcular todas as despesas diretas, indiretas e benefícios com pessoas que trabalham exclusivamente para corrigir erros, inspecionar e reprocessar defeitos e atender reclamações de clientes.

3.Alocação de recursos – verificar despesas extraordinárias originadas pelos erros, como gastos com viagens de vendedores e técnicos para explicar ou reparar erros junto aos clientes, contador contratado para descobrir erros em relatórios financeiros, laboratório contratado para fazer amostras de um produto com defeitos inesperados etc.

4.Custo unitário – calcular o custo unitário de uma devolução, de uma troca, de um lote com defeito.

5.Desvio do ideal – verificar os excessos de energia, de matéria-prima, de insumos, de gente e de outros recursos em relação aos melhores padrões de mercado.


Já fiz este trabalho em várias empresas e o resultado é surpreendente. Na média, após o levantamento do CUSTO DE ERRAR e dos planos de ação corretivos e preventivos, conseguimos reduções de custos equivalentes a 5 a 10 % da receita bruta das companhias.