Trapalhadas com Power Point e e-mail

06/07/2009

Ferramentas como o e-mail e o Power Point, obviamente, são de grande valor para qualquer profissional, mas podem servir também para grandes trapalhadas. Se quisermos usar linguagem mais técnica, estas ferramentas podem causar sérias perdas de produtividade. Conheço executivos que recebem em torno de uma centena de e-mails diariamente de gente de suas empresas. Um número claramente fora de controle. Como alguém arranja tempo para, com qualidade, ler, processar e responder uma centena de mensagens por dia?



Ferramentas como o e-mail e o Power Point, obviamente, são de grande valor para qualquer profissional, mas podem servir também para grandes trapalhadas. Se quisermos usar linguagem mais técnica, estas ferramentas podem causar sérias perdas de produtividade. Conheço executivos que recebem em torno de uma centena de e-mails diariamente de gente de suas empresas. Um número claramente fora de controle. Como alguém arranja tempo para, com qualidade, ler, processar e responder uma centena de mensagens por dia? A maioria destes e-mails é dispensável e são enviados para desonerar alguns medrosos de suas responsabilidades ou para mostrar serviço para o chefe. Assuntos que poderiam rapidamente ser resolvidos com um telefonema levam dias porque são tratados eletronicamente. Já ouvi várias vezes profissionais afirmando: “... quando recebo uma demanda por e-mail e não tenho tempo para atender a solicitação, respondo com uma pergunta qualquer, pedindo mais dados. No mínimo, ganho um dia!”. Outras pessoas, ao invés de se comunicarem apenas com quem estão tratando determinado assunto, copiam todo mundo, gerando desperdício de tempo em um monte de gente. Chefes que deveriam sentar à mesa com seus funcionários para treiná-los, enviam um procedimento por e-mail e consideram todos aptos no novo processo. Frequentemente, e-mails são enviados contendo um procedimento. Está errado. Um procedimento deve ter controle, versão, data e forma de atualização. Mensagens eletrônicas são mais voláteis e se perdem com facilidade. Qual é a solução? Estabelecimento de regras e treinamento para o uso da ferramenta. Ela precisa gerar produtividade e não perdas.

Outra ferramenta usada muitas vezes “para o mal” é o Power Point. Profissionais montam apresentações com dezenas de slides que nunca são transformados em indicadores de desempenho com metas e planos de ação. Apresentação recheadas de boas idéias, efeitos especiais e filosofia, que nunca se transformam em metas e planos de ação. Tudo o que uma empresa precisa para ir adiante é de metas e de planos de ação concretos, escritos em uma ferramenta gerenciável, com cronograma, 5 W – 2 H e uma agenda de reuniões para que a evolução seja checada. Frases em slides não significam nada se não forem transformadas em metas e planos de ação. O coitado do Power Point nada tem a ver com isto, mas é usado freqüente e indevidamente para enrolar. O último slide de uma apresentação, inclusive cursos, deveria perguntar qual é o próximo passo e oferecer uma alternativa de plano de ação com metas claramente definidas.